FP-10Vorlage · Download
Vorlage zur Führerscheinkontrolle — PDF und Excel zum Download.
Halbjährliche Sichtkontrolle, ein Dokument, kein Excel-Frickel: lade die DSGVO-konforme Vorlage in zwei Formaten — als ausdruckbares PDF für die Einzel-Kontrolle und als Excel-Datei für die Verwaltung mehrerer Fahrer. Inklusive Anleitung, was geprüft wird, was dokumentiert werden darf und wie die Ablage revisionssicher gelingt.
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Was in der Vorlage steht — und warum
Eine Führerscheinkontroll-Vorlage ist mehr als ein Pflicht-Formular. Sie ist der einzige Beweis, den ein Halter im Schadensfall in der Hand hat, um zu zeigen: Ich habe meiner Aufsichtspflicht nach § 130 OWiG Genüge getan. Damit dieser Beweis trägt, müssen sechs Felder ausgefüllt werden — nicht mehr und nicht weniger:
Datum und Uhrzeit der Kontrolle
Beweismittel-Anker — die Sechs-Monats-Frist startet ab diesem Zeitpunkt neu. Ohne Zeitstempel ist der Eintrag nicht verwertbar.
Prüfer-Initialen oder Personalnummer
Belegt, dass die Kontrolle durch eine zur Kontrolle berechtigte Person erfolgt ist. Nicht jeder Mitarbeiter ist autorisiert — die Pflichtenübertragung muss schriftlich vorliegen.
Geprüfte Fahrerlaubnis-Klassen
Klassen B (PKW), BE (mit Anhänger über 750 kg), C1 (Transporter bis 7,5 t), C/CE (LKW), D (Bus). Es darf nur die Klasse genutzt werden, die zum überlassenen Fahrzeug passt.
Gültigkeit (bei befristeten Klassen)
Klassen C, CE, D, DE sind in der Regel auf fünf Jahre befristet — danach ist eine ärztliche Bescheinigung Pflicht. Wer einen LKW-Fahrer ohne gültige Klasse fahren lässt, haftet wie für einen ungültigen Führerschein.
Auflagen und Schlüsselzahlen
Etwa „Sehhilfe Schlüsselzahl 01" oder „automatische Kraftübertragung Schlüsselzahl 78". Ein Verstoß gegen eine Auflage ist wie das Fahren ohne Fahrerlaubnis — der Versicherer hat dasselbe Argument.
Termin der nächsten Kontrolle
Maximum sechs Monate ab dem Datum dieser Kontrolle. Aus diesem Feld wird die Erinnerungslogik der Fuhrpark-Software gespeist.
Bewusst nicht enthalten sind die folgenden Felder: Lichtbild, Adresse, Geburtsort, vollständige Personalausweis- Daten oder ein Foto des Führerscheins. Diese Daten sind entweder für den Nachweis der Halterhaftung nicht erforderlich (Datenminimierung) oder sie gehören in andere Personalakten, nicht in das Kontrolldokument (Zweckbindung). Die DSGVO-Hinweise weiter unten gehen darauf näher ein.
PDF oder Excel — welche Variante eignet sich besser?
Beide Varianten erfüllen die Nachweis-Anforderungen. Die Entscheidung hängt davon ab, wie dein Prozess heute aussieht.
PDF — einseitig, druckfertig
Das PDF ist die richtige Wahl, wenn:
- du wenige Fahrzeuge (unter fünf) verwaltest
- die Sichtkontrolle vor Ort am Schreibtisch passiert und du eine Doppel-Unterschrift physisch einholen kannst
- du das ausgefüllte Dokument in einem dezentralen Dokumenten-Modul (z. B. DATEV Unternehmen Online, SharePoint) ablegst
Das einseitige Layout hat oben einen Stammdatenkopf und darunter den Kontrollteil mit Klassen, Auflagen und Unterschriftsfeldern. Eine zweite Seite enthält ein Mehrfach-Protokoll für die folgenden zwölf Kontrollen desselben Fahrers — so kannst du sechs Jahre Compliance auf einem Dokument abbilden.
Excel — Sammel-Tool für die Verwaltung
Die Excel-Variante (XLSX, kompatibel mit LibreOffice Calc und Google Sheets) hat drei Tabellenblätter:
- Stammdaten — eine Zeile pro Fahrer, mit Personal-Nummer, Klassen, Auflagen, Fahrzeug-Zuordnung
- Prüf-Protokoll — jede Sichtkontrolle als neue Zeile, mit Datum, Prüfer und Kontroll-Ergebnis
- Anleitung — kurze Rechtsbasis und DSGVO-Hinweise direkt am Dokument
Empfohlen ist die Excel-Variante ab fünf Fahrzeugen oder bei verteilten Standorten. Wichtiger Hinweis: Wer Excel ohne Versionskontrolle oder Audit-Trail nutzt, sollte spätestens ab fünfzehn Fahrzeugen auf eine Fuhrpark-Software umsteigen — der Compliance-Aufwand ist mit Excel allein nicht mehr verlässlich beherrschbar (mehr dazu im Abschnitt „Ab wann lohnt sich die digitale Lösung?").
Schritt für Schritt: Vorlage richtig ausfüllen
Vorlage herunterladen
PDF (einseitig zum Ausdrucken) oder Excel-Variante (für die Verwaltung mehrerer Fahrer). Beide Dateien sind nach demselben Schema aufgebaut — wähle, was sich in deinen Prozess besser einfügt.
Stammdaten ausfüllen
Trage Unternehmen, Standort, Fahrer-Name und Personal-Nummer ein. In der Excel-Variante füllst du das Stammdatenblatt einmal pro Fahrer aus — das spart Tipparbeit für die Folgekontrollen.
Sichtkontrolle durchführen
Lass dir den Original-Führerschein vorlegen. Prüfe Lichtbild, Klassen-Übersicht (Rückseite oder Mehrkarten-Aufdruck), Gültigkeitsdatum bei C/D-Klassen und etwaige Auflagen. Eine Lupe oder gute Beleuchtung erleichtert die Sichtprüfung.
Felder auf der Vorlage abhaken
Pro Pflichtfeld eine kurze Eintragung (siehe Liste oben). Bei der Excel-Variante reicht eine neue Zeile im „Prüf-Protokoll"-Sheet. Datum nicht vergessen — daran hängt die nächste Frist.
Beide Unterschriften einholen
Fahrer und Prüfer unterschreiben das Dokument. Die Doppel-Unterschrift ist die wichtigste Manipulationssicherung — gegenüber einem Versicherer steht damit fest, dass die Sichtkontrolle wirklich stattgefunden hat.
Revisionssicher ablegen
Scan oder ausgefülltes Original in einem Dokumenten-Modul mit Audit-Trail (kein offener Excel-Sheet auf dem Netzlaufwerk). Aufbewahrung: Beschäftigungsdauer plus drei Jahre.
Tipp aus der Praxis: Lege die Vorlage zum Stichtag-Datum (Beispiel: 1. Januar und 1. Juli) als wiederkehrenden Kalender-Termin in der Outlook/Google-Kalender-Logik an — mit drei Vorlauf-Erinnerungen (30, 14, 7 Tage). Wer das Termine-und-Fristen-Modul der Fuhrpark-Suite einsetzt, bekommt diese Logik aus der Box und sieht im Dashboard, welche Kontrollen offen, erledigt oder überfällig sind.
DSGVO-Hinweise zur Speicherung
Vier Grundsätze der DSGVO sind für die Speicherung der ausgefüllten Vorlage maßgeblich. Wer einen davon nicht erfüllt, riskiert nicht nur eine Beanstandung durch die Landesdatenschutzbehörde, sondern auch dass die Vorlage im Streitfall vom Versicherer als „nicht verwertbar" zurückgewiesen wird.
Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Nur die Pflicht-Daten festhalten: Klasse, Gültigkeit, Auflagen, Kontrolldatum. Lichtbild, vollständige Führerschein-Nummer oder gar ein Scan des kompletten Dokuments sind unzulässig — sie sind für den Nachweis der Halterhaftung nicht erforderlich.
Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Die Vorlage darf ausschließlich zum Nachweis der Erfüllung der Halterpflicht gespeichert werden — nicht für Personalbewertungen, Verträge oder andere Zwecke. Eine Weiterverwendung der Daten erfordert eine eigene Rechtsgrundlage.
Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Aufbewahrung für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses plus drei Jahre Verjährungsfrist für Bußgelder nach OWiG. Danach Löschung — bei Excel-Sheets durch Überschreiben, bei PDFs durch Vernichten.
Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Die ausgefüllte Vorlage muss vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein. Der HR-Ordner mit allgemeinem Lese-Zugriff der Belegschaft ist ungeeignet. Empfohlen: passwortgeschützter Dokumenten-Ordner oder integriertes Fuhrpark-Modul mit Rollenrechten.
Eine ausführliche Erklärung zur rechtlichen Pflicht, zur Häufigkeit der Kontrolle und zu den Konsequenzen bei Unterlassen findest du im Hub-Artikel Führerscheinkontrolle für Arbeitgeber: Pflicht, Häufigkeit, Haftung — er ergänzt diese Vorlage um den juristischen Kontext.
Warum nicht „nur ein Excel-Sheet" reicht
Die häufigste Frage, die wir in der Beratung hören: „Reicht nicht ein Excel-Sheet auf dem Netzlaufwerk?" Die kurze Antwort lautet: Nein, und der Grund hat nichts mit dem Format zu tun, sondern mit dem fehlenden Audit-Trail.
Ein Excel-Sheet auf dem Netzlaufwerk hat in der Regel kein Versionierungsprotokoll. Jeder mit Schreibrechten kann das Datum ändern, eine Zeile einfügen oder löschen — ohne dass die Manipulation erkennbar ist. Im Schadensfall sagt der Versicherer: „Wir können nicht ausschließen, dass die Liste nachträglich ergänzt wurde, um die Pflichterfüllung vorzutäuschen." Damit ist die Liste vor Gericht wertlos.
Es gibt zwei pragmatische Lösungen für kleinere Flotten:
- Doppel-Unterschrift auf PDF-Ausdrucken — jede Sichtkontrolle wird auf einem ausgedruckten Dokument dokumentiert, von Fahrer und Prüfer unterschrieben, und im Original-Papier abgelegt. Aufwendiger, aber gerichtsfest.
- Cloud-Dokumenten-Modul mit Versionierung — etwa SharePoint, Google Workspace mit aktiviertem Versions-Verlauf, oder ein dediziertes Fuhrpark-Modul. Die Versionierung sichert jeden Edit mit Zeitstempel und Benutzer-Account.
Für größere Flotten (ab fünfzehn Fahrzeugen) ist die Fuhrpark-Software die deutlich einfachere Antwort, weil die Erinnerungslogik, die Audit-Trail-Sicherung und die Berechtigungen aus einer Hand kommen — und der Fahrer die Sichtkontrolle selbst per Smartphone durchführen kann.
Ab wann lohnt sich die digitale Lösung?
Eine Faustregel aus dem Kunden-Bestand: Ab fünf Fahrzeugen und verteilten Standorten amortisiert sich die digitale Selbstkontrolle binnen sechs Monaten gegenüber dem manuellen Aufwand. Hauptpunkte:
- Skalierung: Eine manuelle Kontrolle dauert pro Fahrer ca. 15 Minuten Verwaltung (Termin, Sichtung, Protokoll, Ablage). Bei zwanzig Fahrern und zwei Kontrollen pro Jahr sind das zehn Stunden Aufwand allein für die Sichtkontrollen — vor der ersten Anlasskontrolle.
- Fehler-Wahrscheinlichkeit: Termine werden vergessen, Excel-Zeilen werden überschrieben, Mitarbeiter wechseln das Büro. Die digitale Lösung gibt eine 100%- Vorgangs-Sicherheit bei niedrigerem Aufwand.
- Versicherungs-Konditionen: Einige Flottenversicherer geben mittlerweile Beitragsrabatte für den Nachweis einer revisionssicheren Führerscheinkontrolle. Frage bei deinem Versicherer gezielt nach — bei einer 30-Fahrzeug-Flotte sind 5–8 % Rabatt realistisch und entsprechen drei- bis vierstelligen Euro-Beträgen pro Jahr.
Im Funktions-Set der Fuhrpark-Suite ist die Führerscheinkontrolle als Modul integriert: der Fahrer scannt den Führerschein in der App, die App liest den RFID-Chip aus (bei Karten ab 2013) oder prüft visuelle Echtheits-Merkmale, das Ergebnis landet revisionssicher in der Fahrer-Akte. Der Halter sieht im Dashboard nur das Ergebnis (gültig / Auflage / Klärung erforderlich), nicht das Original-Dokument — Datenminimierung aus der Box.
Quellen
FAQ
Häufige Fragen zur Vorlage
Kann ich die Vorlage frei weitergeben?
Ja. Die Vorlage steht zur internen Nutzung in deinem Unternehmen kostenfrei zur Verfügung — du kannst sie an Filialen, Tochtergesellschaften oder Standortleiter weitergeben. Eine kommerzielle Weiterverwertung (z. B. Re-Selling) ist nicht erlaubt; wir freuen uns aber, wenn du auf diese Seite verlinkst.
Wieso gibt es eine PDF- und eine Excel-Variante?
Die PDF-Variante ist zum Ausdrucken gedacht — du füllst sie für einen einzelnen Fahrer von Hand aus und legst sie unterschrieben ab. Die Excel-Variante eignet sich besser für die Verwaltung mehrerer Fahrer: ein Stammdatenblatt plus ein laufendes Prüf-Protokoll, das mit jeder Sichtkontrolle ergänzt wird.
Reicht eine ausgefüllte Vorlage als Nachweis im Streitfall?
Sie ist die mindestens erforderliche Form. Ein Versicherer akzeptiert die Vorlage, wenn sie revisionssicher gespeichert ist (Audit-Trail oder Doppel-Unterschrift), die Sechs-Monats-Intervalle eingehalten wurden und keine Lücken auftauchen. Wer Excel-Sheets auf einem Netzlaufwerk speichert, das jeder beschreiben kann, riskiert dass die Vorlage als „nicht beweissicher" verworfen wird.
Muss der Fahrer den Führerschein dabei persönlich vorlegen?
Bei der manuellen Sichtkontrolle: ja. Eine Kopie oder ein Foto reicht nicht aus, weil sie weder die fortdauernde Gültigkeit noch die Echtheit des Originals belegt. Wer das Original-Modell organisatorisch nicht halten kann, sollte auf die digitale Selbstkontrolle per App umsteigen — dort wird das Original vom Fahrer via Smartphone-Sensoren geprüft und protokolliert.
Was, wenn ein Fahrer keinen physischen Führerschein mehr hat (z. B. nur Digital-Variante)?
In Deutschland ist das Original-Dokument weiterhin Pflicht. Der „digitale Führerschein" als App war zum Stand der Recherche (Juni 2026) noch nicht als alleiniger Nachweis anerkannt — eine Sichtkontrolle des physischen Dokuments ist daher weiterhin erforderlich. Bei Karten der EU-weiten Vereinheitlichung ab 2013 wird zusätzlich der RFID-Chip ausgelesen, sofern ein Kontrollgerät vorliegt.
Wie gehe ich mit Leih- und Mietwagen-Fahrern um?
Bei kurzzeitigen Überlassungen (unter 30 Tagen) reicht eine einmalige Sichtkontrolle vor der Übergabe, dokumentiert im Übergabe-Protokoll. Bei längerfristigen Pool-Fahrzeugen mit mehreren Nutzern muss jeder Fahrer einzeln im Halbjahres-Rhythmus kontrolliert werden — das ist der häufigste Fehler in Außendienst-Konstellationen.
Kann ich die Vorlage an meine Corporate Identity anpassen?
Ja — die PDF ist DIN-A4-formatiert und kann mit jedem PDF-Editor um Logo und Footer ergänzt werden. Die Excel-Variante ist sogar leichter anpassbar; nur die Spalten-Reihenfolge sollte erhalten bleiben, damit die Pflichtfelder klar erkennbar sind.