02Fuhrpark · Ablauf
Fuhrpark-Software starten — in 6 Schritten.
Vom ersten Login bis zum ersten Monatsbericht. Wir zeigen, was an Tag eins passiert, was nach einer Woche läuft und an welchen Stellen das System spürbar Zeit zurückgibt.
Account anlegen
Registrierung in unter zwei Minuten
E-Mail, Passwort, Firmenname — fertig. Keine Kreditkarte für den Free-Tarif, keine Setup-Gebühr für die kostenpflichtigen Pakete.
- Mehrere Nutzer pro Account sind ab Tag eins möglich — auch im Free-Tarif. Rechte werden per Rolle vergeben (Owner, Fuhrpark-Manager, Fahrer).
- Bei Gewerbe-Accounts: USt-ID und Rechnungsadresse hinterlegen, damit die Rechnung sofort steuerlich verwertbar ist.
- Single-Sign-On (SSO) auf Anfrage im Professional-Tarif — Microsoft Entra ID, Google Workspace, OIDC-Provider.
- Daten liegen ausschließlich in deutschen Rechenzentren — relevant für DSGVO-Audits und Compliance-Fragen.
Fahrzeuge importieren
Drei Wege, je nach Flottengröße
Manuell für 1–5 Fahrzeuge, FIN-Decoder für die schnelle Erfassung, CSV-Import für ganze Bestände. Vertrag, Versicherung, Wartung sind sofort hinterlegt.
- Manuelle Erfassung: Kennzeichen, Marke, Modell, Erstzulassung, Kilometerstand. Dauer ~90 Sekunden pro Fahrzeug.
- FIN-Decoder: Fahrzeug-Identifikationsnummer eingeben — Marke, Modell, Motorisierung, Baujahr werden automatisch ergänzt. Empfohlen für 5–50 Fahrzeuge.
- CSV-Import: Excel-Template laden, Bestand auf einen Schlag importieren. Empfohlen für 50+ Fahrzeuge oder bei Migration aus Bestands-Tools.
- Übergangsweise können Fahrzeuge mit Minimal-Datensatz angelegt werden — Wartungsdaten, Versicherungsnummer und Tankkarte lassen sich später nachpflegen.
Fahrer einladen
Halter, Nutzer und Rollen sauber trennen
Per E-Mail-Einladung. Fahrer sehen nur die ihnen zugewiesenen Fahrzeuge und können Kilometer, Tankrechnungen oder Schäden direkt einreichen — der Fuhrpark-Manager prüft und bucht.
- Drei Standard-Rollen: Owner (alles), Fuhrpark-Manager (Daten + Berichte), Fahrer (eigenes Fahrzeug, eigene Belege). Custom-Rollen im Professional-Tarif.
- Mobile Web-App für Fahrer — keine separate App-Installation nötig, läuft im Browser, funktioniert offline für Belegfoto und Tankbuchung.
- Fahrtenbuch-Modul (DSGVO-konform, GoBD-tauglich für Finanzamts-Vorlage): Fahrer protokollieren Geschäftsfahrten per Tap.
- Rotations- und Pool-Fahrzeuge können über Buchungskalender freigegeben werden — kein Excel-Karussell mehr.
Termine & Fristen
TÜV, Wartung, Reifenwechsel automatisch tracken
Sobald ein Fahrzeug im System ist, errechnet die Software TÜV-Termin (aus Erstzulassung), Wartungsintervalle (aus Marken-Daten) und Reifen-Saisonwechsel.
- Push-Erinnerungen 30 / 14 / 7 Tage vor Fälligkeit — per E-Mail, optional zusätzlich per Push in der mobilen App.
- Vertragsenden (Leasing, Versicherung, Tankkarte) werden separat überwacht — 60 Tage vor Ablauf landet die Erinnerung im Kalender mit Vorschlag „verlängern / wechseln / kündigen".
- iCal-Feed-Export: alle Termine wandern in den Outlook-, Google- oder Apple-Kalender des Fuhrpark-Managers.
- Schadenmanagement-Modul für laufende Schäden: Kostenstellen, Versicherungsmeldung, Reparaturfreigabe in einem Workflow.
Berichte aktivieren
Dashboard, Quartals-Reports, Export für die Buchhaltung
Live-Dashboard für den Tag, monatlicher Auto-Report für den Geschäftsführer, CSV-/PDF-Export für die Steuerberatung — alles in einem Modul.
- Standard-Dashboards: Gesamtkosten pro Fahrzeug, Kosten pro Kilometer, TCO-Vergleich (Leasing vs. Kauf), Schadenshistorie, Tankquoten.
- Quartals-PDF wandert automatisch an die hinterlegten Empfänger (Geschäftsführung, Steuerberatung) — komplett brandfähig.
- DATEV-/Steuerberater-Export pro Buchungsperiode: Tankbelege, Reparaturrechnungen, Versicherungsbeiträge, Steuern, Leasingraten — strukturiert nach Buchungskonten.
- Custom Reports im Professional-Tarif: per Filter (Standort, Kostenstelle, Fahrer, Marke) eigene Auswertungen zusammenklicken.
Paket wählen
Wann sich Starter oder Professional lohnt
Free ist dauerhaft für bis zu 5 Fahrzeuge gedacht — kein Lockmittel mit Zeitlimit. Ab Fahrzeug 6 wird Starter automatisch vorgeschlagen.
- Free (0 €): bis 5 Fahrzeuge, alle Kern-Module, kein Zeitlimit. Für Privat-Fuhrparks und Mikro-Unternehmen.
- Starter (4,90 € / Fahrzeug / Monat): ab Fahrzeug 6, alle 10 Module, Dashboard-Reports, DATEV-Export. Empfohlen für KMU bis 50 Fahrzeuge.
- Professional (8,90 € / Fahrzeug / Monat): unbegrenzte Flotte, Mandantenfähigkeit, SLA, SSO, Custom Reports. Für Konzern-Flotten und Multi-Standort-Setups.
- Wechsel jederzeit möglich, ohne Datenverlust — Upgrade greift sofort, Downgrade ab nächstem Abrechnungszeitraum.
Nach 30 Tagen
Was im Alltag messbar anders wird.
Vier Outcomes aus realen Pilot-Setups — gemessen, nicht versprochen.
Keine verpassten Termine
TÜV, Wartung, Versicherung — alles im Kalender. Pilot-Kunden mit 32 Fahrzeugen haben in 14 Monaten Nutzung 0 Termine versäumt.
~6 Stunden / Monat zurück
Belege, Buchungen, Excel-Abgleiche entfallen. Was vorher der Fuhrpark-Manager manuell zusammenkratzte, läuft jetzt im Hintergrund.
Verträge auf einen Blick
Alle Leasing-, Versicherungs- und Wartungsverträge in einem Dokumenten-Hub — keine Mail-Suche, kein Aktenordner-Karussell mehr.
Datenfundament für die Rückgabe
Kilometer, Schäden, Wartungsbelege wandern beim Vertragsende direkt in die Gutachten-Prüfung — kein Zettelchaos kurz vor Vertragsende.
FAQ
Häufige Fragen zum Onboarding.
Bleibt der Free-Tarif wirklich dauerhaft kostenlos?
Ja. Free ist nicht als Trial gedacht, sondern als Dauer-Tarif für kleine Fuhrparks. Bis 5 Fahrzeuge zahlst du nichts, ohne Zeitlimit. Erst ab dem sechsten Fahrzeug schlägt das System automatisch den Starter-Tarif vor.
Wo liegen meine Daten?
Ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Frankfurt am Main, ISO-27001-zertifiziert). Wir sind ein deutsches Unternehmen, der gesamte Datenverarbeitungs-Prozess ist DSGVO-konform und auf Anfrage über ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) absicherbar.
Kann ich Bestandsdaten aus anderen Tools migrieren?
Ja. Für 1–50 Fahrzeuge funktioniert der CSV-Import out of the box (Template steht im Onboarding bereit). Für größere Migrationen aus Tools wie Avrios, Carcollect, Toplogistik oder Excel-Listen begleitet unser Customer Success die Datenübernahme — typisch in 1–2 Wochen produktiv.
Muss jeder Fahrer einen eigenen Account haben?
Nicht zwingend. Wenn du nur den zentralen Manager-Zugang nutzen willst, ist das im Free- und Starter-Tarif jederzeit möglich. Fahrer-Accounts werden nur dann sinnvoll, wenn die Fahrer Belege, Kilometer oder Fahrtenbuch-Einträge selbst pflegen sollen — was bei Flotten ab ~10 Fahrzeugen den Manager spürbar entlastet.
Wie schnell sind die Module live, wenn ich gleich heute starte?
Account in zwei Minuten, erstes Fahrzeug in fünf, Dashboard mit echten Daten nach einer Woche. Termine, Berichte und Schadens-Workflows zeigen ihre volle Wirkung ab Monat zwei, wenn sich die Datenbasis aufgebaut hat.
Bekomme ich einen technischen Ansprechpartner für die Einrichtung?
Im Starter-Tarif: E-Mail-Support innerhalb 24 Stunden. Im Professional-Tarif: dedizierter Customer Success Manager, SLA für Antwortzeiten, Onboarding-Call und quartalsweise Strategie-Termin.
Wechsel zwischen Tarifen — geht das ohne Datenverlust?
Ja. Upgrade greift sofort und schaltet zusätzliche Module frei, Downgrade greift zum nächsten Abrechnungszeitraum. Daten bleiben in jedem Fall erhalten, auch bei einem späteren Wechsel zurück zum Free-Tarif (sofern Fahrzeuganzahl reduziert wurde).
Account ist in zwei Minuten erstellt — und dauerhaft kostenlos.
Bis fünf Fahrzeuge gratis. Keine Kreditkarte, kein Trial-Limit. Wenn der Bestand wächst, wechselt du in den Starter-Tarif — ohne Datenverlust und ohne Migration.